Политика за поверителност

I. УВЕДОМЛЕНИЕ ЗА ОБРАБОТВАНЕ НА ЛИЧНИ

Настоящото Уведомлене за обработване на лични данни, наричано по-долу за краткост „Уведомление за обработване на лични данни“ , е предназначена за регулиране на отношенията при обработката на лични данни между ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС ЕООД, наричано по-долу за краткост „Доставчик“ , собственик на електронния магазин: www.byalabeachresort.net, наричана по-долу за краткост „Електронен магазин“ , и всеки един от ползвателите, наричани по-долу за краткост „Ползвател/и“ , на Електронния магазин, във връзка с използването от Ползвателя на Електронния магазин.

II. ДАННИ ЗА ДОСТАВЧИКА

Информация относно Доставчика:
1. Наименование: ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС ЕООД, ЕИК 201972559
2. Седалище и адрес на управление: гр. София, ул. Княз Борис I No 104, ет. 1
3. Адрес за упражняване на дейността: гр. Бяла, Бяла Бийч Ресорт
4. Данни за кореспонденция: гр. София, ул. Княз Борис I No 104, ет. 1, тел.: 0893 014 407, електронна поща: reservations@byalabeachresort.net
5. Вписване в публични регистри: Търговски регистър при Агенция по вписванията към Министерство на правосъдието на Република България.
6. Надзорни органи:
Комисия за защита на личните данни на Република България, адрес: гр. София, п.к. 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров“ № 2, тел.: 02/ 915 35 18 факс: 02/ 915 35 25, Имейл: kzld@cpdp.bg, Интернет сайт: www.cpdp.bg
7. Регистрация по Закона за данък върху добавената стойност № BG 201972559.

III. ЗАЩИТА НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ

Какви Ваши лични данни обработваме?
Личните данни, които се обработват във връзка с предоставяната туристическа услуга и извършване нарезервации чрез Електронния магазин са следните:
• Име: име, презиме и фамилия
• ЕГН
• Дата на раждане
• Националност
• Паспортни данни
• Контакти: електронна поща, адрес и телефон
• Видеозаписи от камери
На какво основание обработваме Вашите лични данни?
Обработването на Вашите данни е необходимо във връзка с предоставянето на туристическата услуга, а именно настаняване и престой в Бяла Бийч ресорт, което е легитимен интерес на Ейч-Ем Хотелс ЕООД.
В определени случаи споделяме Вашите данни с държавни институции на основание да изпълни задълженията си и да спазим законите на Република България.
За какви цели ще използваме Вашите данни?
Предоставените от Вас лични данни ще бъдат използвани за целите на администриране на туристическата услуга, за целите на:
• Администриране на Вашите резервации чрез Електронния магазин;
• Обслужване на клиенти – администриране на резервации , изготвяне на оферта за туристическа услуга; приемане и обработка на плащания;
• Водене на регистър за настанените туристи и подаване на информация от него към компетентните органи;
• Адресна регистрация на чужденци съгласно изискванията на законодателство;
• Удържане и заплащане на туристически данък;
• Изпълнение на законодателни изисквания, включително избягване на конфликт на интереси, корупционни практики и задължения по Закона за мерките срещу изпирането на пари
• Обслужване на жалби, сигнали и искания за упражняване на права , включително изготвянето на отговори по тях;
• Осчетоводяване, фактуриране и отчитане на получаваните и извършвани плащания съобразно действащото данъчно и счетоводно законодателство;
• Оценка на риска;
• Видеонаблюдение с цел гарантиране сигурността и спокойствието на клиентите и служителите, опазване и защита на имуществото;
С кого можем да споделяме Вашите лични данни?
Ейч-Ем Хотелс ЕООД зачита и пази поверителността на Вашите лични данни. При спазване на законовите изисквания е възможно Ейч-Ем Хотелс ЕООД да разкрие Ваши лични данни на следните лица:
• Компетентни Държавни, Общински и Съдебни органи – Министерство на Вътрешните работи, Министерство на Външните Работи, Министерство на Туризма,НАП, Общински органи и др.в изпълнение и спазване на законовите разпоредби за извършване на туристическа дейност в Република България Подобно разкриване на данни се осъществява само при наличие на основателна причина за това и въз основа на писмена договорка получателите да осигурят адекватно ниво на защита;
• В други предвидени от закона случаи
За какъв срок съхраняваме Вашите лични данни?
Ей-Ем Хотелс ЕООД съхранява отделните документи, които администрира за целите на изпълнение на задължения по предоставените туристически услуги , както следва:
• Договори и документи, свързани с предоставяната туристическа услуга – До изтичане срока на валидност на договора или максимален срок от 5 години, считано от датата на получаване на вашите данни/ от датата на ползване на туристическата услуга в Бяла Бийч ресорт/.
• Данни за регистъра за настанените туристи по смисъла на чл. 116 от Закона за туризма, които включват идентификационни данни на настанените лица и данни, свързани с хотелското настаняване – Съобразно предвидения в Закона за туризма и подзаконовата нормативна уредба ред срок
• Счетоводни и финансови документи като сметки, фактури, авторизационни форми и друга информация, свързана с данъчния и осигурителен контрол – до 10 години.
• Данни от видеозаписи – 90 дни от датата на записа
• Данни във връзка с обработката на жалби, сигнали и искания – 5 години от датата на получаване
• Данни, обработвани въз основа на изричното съгласие на Субекта на данни – От момента на предоставяне на съгласието до оттеглянето му .
За по-подробна информация относно сроковете за съхранение на всички документи, които Ейч-Ем Хотелс ЕООД обработва, можете да се обърнете към Ейч-ЕМ Хотелс и да се запознаете с Вътрешните политики за обработване и защита на личните данни: тук .
Вашите права по отношение на личните Ви данни
При спазване на българското законодателство Вие имате следните права спрямо личните Ви данни, обработвани от Ейч-Ем Хотелс ЕООД:
1. Да получите достъп до Вашите личните данни, които Ейч-Ем Хотелс ЕООД обработва, и да получите копие от тях;
2. При непълнота или неточност на данните, които Ейч-Ем Хотелс ЕООД обработва, личните Ви данни да бъдат коригирани;
3. Да поискате данните Ви да бъдат заличени, когато са налице предпоставките за това. Такива случаи са ако: е постигната целта, за която данните са събрани; оттеглили сте съгласието си, когато обработката се базира на съгласие и няма друго законово основание за обработка; данните Ви се обработват незаконосъобразно, и други;
4. В определените от закона случаи да изискате обработката на личните Ви данни да бъде ограничена;
5. В случаите, когато данните Ви се обработват на основание на легитимен интерес (изброени по-горе в това уведомление), можете да възразите срещу обработването на Вашите лични данни на това основание;
6. Да упражните правото си на преносимост на данните и да поискате данните Ви да бъдат предоставени в структуриран, общоупотребяван и машинно-четим формат;
7. Да оттеглите даденото от Вас съгласие, когато обработването на личните Ви данни се основава на съгласие.
8. Да подадете възражение или жалба до Комисията за зашита на личните данни
Доставчикът не ползва и не обработва лични данни на Ползвателя, които дават информация за расов или етнически произход, които са свързани със здравето, сексуалния живот, човешкия геном на Ползвателя, които са свързани с политически, религиозни, философски убеждения или участия.
Доставчикът предприема мерки за защита на личните данни на Ползвателя съгласно действащото законодателство в Република България, включително Закона за защита на личните данни.
Електронният магазин използва бисквитки (cookies), като вида, целите и условията за използването им са посочени в Политиката за бисквитки, достъпна на https://byalabeachresort.net/политика-за-бисквитките , с която чрез използването на Електронния магазин Ползвателят се съгласява.
С използването на Електронния магазин Получателят се съгласява изрично, че Доставчикът има право да обработва личните му данни съгласно настоящите Общи условия достъпни на: https://byalabeachresort.net/условия-за-ползване .
Доставчикът не разкрива, продава, обменя или по какъвто и да било друг начин предоставя на трети страни информацията, която Електронния магазин събира през посещенията на Ползвателя, освен когато това се изисква съгласно приложимото законодателство и/или от надлежен орган, упълномощен по закон, но винаги при спазване на действащото законодателство в Република България.
Ползвателят може да иска от Доставчика да коригира, изтрие, ограничи ползването на личните му данни чрез (i) изпращане на електронно съобщение към Доставчика, с ясно изразено желание, към reservations@byalabeachresort.net или (ii) чрез искане за отказ в писмена форма, изпратено до Доставчика по пощата на адрес гр. София, ул. Княз Борис I No 104, ет. 1.

Администратор: ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС ЕООД

I. Въведение

1. Общ регламент за защита на личните данни
Регламент (ЕС) 2016/679 (наричан по-нататък в настоящата Политика и в процедурите към нея “Общ регламент за защита на данните”, “Регламентът”, “ОРЗД” ) замества Директива 95/46 / ЕО за защита на личните данни. Има пряко действие и предполага изменение в законодателството на държавите – членки в областта на защитата на личните данни. Неговата цел е да защитава правата и свободите на физическите лица и да гарантира, че личните данни не се обработват без тяхно знание, и, когато е възможно, че се обработват с тяхно съгласие.
2. Обхват очертан от Общия регламент за защита на данните
Материален обхват – Регламентът се прилага за обработването на лични данни изцяло или частично с автоматични средства, както и за обработването с други средства на лични данни (например ръчно и на хартия), които са част от регистър с лични данни или които са предназначени да съставляват част от регистър с лични данни.
Териториален обхват – правилата на Общия Регламент важат за всички администратори на лични данни, които са установени в Европейския съюз (наричан по-нататък “ЕС” ), които обработват лични данни на физически лица, в контекста на своята дейност. Прилага се и за администратори извън ЕС, които обработват лични данни с цел да предлагат стоки и услуги или ако наблюдават поведението на субектите на данни, които пребивават в ЕС.
3. Основние понятия
„Лични данни“ – всяка информация, свързана с идентифицирано физическо лице или физическо лице, което може да бъде идентифицирано (наричано по-нататък „субект на данни“); физическо лице, което може да бъде идентифицирано, е лице, което може да бъде идентифицирано, пряко или непряко, по-специално чрез идентификатор като име, идентификационен номер, данни за местонахождение, онлайн идентификатор или по един или повече признаци, специфични за физическата, физиологичната, генетичната, психическата, умствената, икономическата, културната или социална идентичност на това физическо лице;
„Специални категории лични данни“ – лични данни, разкриващи расов или етнически произход, политически възгледи, религиозни или философски убеждения, или членство в синдикални организации и обработката на генетични данни, биометричните данни за уникално идентифициране на физическо лице, данни отнасящи се до здравето или данни относно сексуалния живот на физическо лице или сексуална ориентация.
„Обработване“ – означава всяка операция или съвкупност от операции, извършвана с лични данни или набор от лични данни чрез автоматични или други средства, като събиране, записване, организиране, структуриране, съхранение, адаптиране или промяна, извличане, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване или друг начин, по който данните стават достъпни, подреждане или комбиниране, ограничаване, изтриване или унищожаване;
„Администратор“ – всяко физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друга структура, която сама или съвместно с други определя целите и средствата за обработването на лични данни; когато целите и средствата за това обработване се определят от правото на ЕС или правото на държава-членка, администраторът или специалните критерии за неговото определяне могат да бъдат установени в правото на Съюза или в правото на държава членка;
„Субект на данните“ – всяко живо физическо лице, което е предмет на личните данни съхранявани от Администратора.
„Съгласие на субекта на данните“ – всяко свободно изразено, конкретно, информирано и недвусмислено указание за волята на субекта на данните, посредством изявление или ясно потвърждаващо действие, което изразява съгласието му свързаните с него лични данни да бъдат обработени;
„Дете“ – Общият Регламент определя дете като всеки на възраст под 16 години въпреки че това може да бъде намалена на 13 от правото на държавата-членка. Обработката на лични данни на едно дете е законно само, ако родител или попечител е дал съгласие. Администраторът полага разумни усилия, за да провери в такива случаи, че притежателят на родителската отговорност за детето е дал или упълномощен да даде съгласието си.
„Профилиране“ – всяка форма на автоматизирано обработване на лични данни, изразяващо се в използването на лични данни за оценяване на определени лични аспекти, свързани с физическо лице, и по-конкретно за анализиране или прогнозиране на аспекти, отнасящи се до изпълнението на професионалните задължения на това физическо лице, неговото икономическо състояние, здраве, лични предпочитания, интереси, надеждност, поведение, местоположение или движение;
„Нарушение на сигурността на лични данни“ – нарушение на сигурността, което води до случайно или неправомерно унищожаване, загуба, промяна, неразрешено разкриване или достъп до лични данни, които се предават, съхраняват или обработват по друг начин;
„Основно място на установяване “ – седалището на администратора в ЕС ще бъде мястото, в което той взема основните решения за целта и средствата на своите дейности по обработване на данни. По отношение на обработващия лични данни основното му място на установяване в ЕС ще бъде неговият административен център.
Ако администраторът е със седалище извън ЕС, той трябва да назначи свой представител в юрисдикцията, в която администраторът работи, за да действа от името на администратора и да се занимава с надзорните органи.
„Получател“ – физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друга структура, пред която се разкриват личните данни, независимо дали е трета страна или не. Същевременно публичните органи, които могат да получават лични данни в рамките на конкретно разследване в съответствие с правото на Съюза или правото на държава членка, не се считат за „получатели“; обработването на тези данни от посочените публични органи отговаря на приложимите правила за защита на данните съобразно целите на обработването;
„Трета страна“ – всяко физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друг орган, различен от субекта на данните, администратора, обработващия лични данни и лицата, които под прякото ръководство на администратора или на обработващия лични данни имат право да обработват личните данни;

II. Декларация относно политиката по защита на личните данни

1. Ръководството на “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ EООД, се ангажира да осигури съответствие със законодателството на ЕС и държавите-членки по отношение на обработването на личните данни и защитата на правата и свободите на лицата, чиито лични данни “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ EООД събира и обработва съгласно Общия регламент за защита на данните.
2. В съответствие с Общия регламент към тази политика са описани и други релевантни документи, както и свързани процеси и процедури.
3. ОРЗД и тази политика се отнасят до всички функции по обработването на лични данни, включително тези, които се извършват относно лични данни на клиенти, служители, доставчици и партньори и всякакви други лични данни, които организацията обработва от различни източници.
4. Отговорникът по защита на данните ( “ОЗД” ) отговаря за преразглеждането на „Регистрите на дейностите по обработване“ ежегодно в светлината на всякакви промени в дейностите на “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ EООД, както и всички допълнителни изисквания, оценки на въздействието върху защитата на данните. Тези регистри трябва да бъдат на разположение по искане на надзорния орган.
5. Тази политика се прилага за всички служители на “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ EООД. Всяко нарушение на Общия регламент ще бъде разглеждано като нарушение на трудовата дисциплина, а в случай че има предположение за извършено престъпление, въпросът ще се предостави за разглеждане в най-кратък възможен срок на съответните държавни органи.
6. Партньори и трети лица, които работят с или за “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ EООД, както и които имат или могат да имат достъп до личните данни, ще се очаква да се запознаят, разбират и да се съобразят с тази политика. Никоя трета страна не може да има достъп до лични данни, съхранявани от “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ EООД, без предварително да е сключила споразумение за поверителност на данните, което налага на третата страна задължения, не по-малко обременяващи от тези, които “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ EООД е поел, и което дава право на “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ООД да извършва проверки на спазването на наложените със споразумението задължения.

III. Задължения и роли по Регламент (ЕС) 2016/679

1. “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ EООД е администратор на данни съгласно ОРЗД.
2. Ръководството на “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ EООД е отговорно за разработване и насърчаване на добри практики в областта на обработване на информация в “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ EООД;
3. ОЗД, с роля определена в Регламент (ЕС) 2016/679, отчита своята дейност пред Ръководството на “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ EООД за управлението на личните данни в рамките на организацията и за гарантирането на възможността за доказване на съответствието със законодателството за защита на данните и добрите практики.
Тази отчетност на ОЗД включва:
• разработване и внедряване на изискванията на РЕГЛАМЕНТ (ЕС) 2016/679 както се изисква от настоящата политика;
• управление на сигурността и риска по отношение на съответствието с политиката.
4. ОЗД, което Ръководството на “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ООД счита за подходящо, квалифицирано и опитно, поема отговорността за съответствието на “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ООД с тази политика на ежедневна основа.
5. ОЗД има специфични отговорности по отношение на процедури като „Процедура за управление на исканията от субектите“ и е контактна точка за служителите на администратора, които искат разяснения по всеки аспект на спазването на защитата на данните.
6. Спазването на законодателството за защита на данните е отговорност на всички служители на “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД, които обработват лични данни.
7. Политиката за обучение на “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД определя специфичните изисквания за обучение и осведомяване във връзка с конкретните роли на служителите на “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД.

IV. Видове обработвани лични данни. Видове Регистри. Регистър на дейностите по обработване.

“ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД обработва личните данни на следните категории физически лица: на контрагенти, на служители, на клиенти/туристи, на собственици на апартаменти . Съобразно четири категории физически лица, “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД поддържа четири регистъра, по един за всяка категория.
Отделно от тези регистри, “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД поддържа Регистър на дейностите по обработване.

1. Регистър “Контрагенти”

1.1. “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД води Регистър “Контрагенти”, посредством който обработва лични данни относно:
– клиенти и доставчици – физически лица, с които “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД се намира в търговски отношения;
– физически лица, свързани с юридически лица – клиенти и доставчици, с които “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД се намира в търговски отношения.

1.2. Брой на физическите лица и срок за обработване

Общият брой на физическите лица, за които се обработват личните данни, е по-малък от 10 000 души, а данните ще се обработват за срок от 5 (пет) години.

1.2. Цели и основание на обработването

Личните данни се обработват за целите на финансово-счетоводната дейност, според всеки конкретен случай, предвид особеностите и съдържанието на съответното правоотношение. Основанието за обработването е встъпване в/ изпълнение на договорни отношения;

1.3. Категориите лични данни, които се обработват са следните:
(а) Име;
(б) ЕГН;
(в) Адреси (включително адреси на електронна поща);
(г) Телефон.

2. Регистър “Служители”

2.1. Администраторът води Регистър “Служители”, посредством който обработва лични данни относно следните категории физически лица:

– лицата, с които “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД се намира в трудови правоотношения;
– лицата, наети от “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД по нетрудови правоотношения (граждански договори);
– лицата, които са били с “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД в трудови и/или нетрудови правоотношения, които са прекратени;
– лицата, които са кандидатствали да бъдат наети от “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД по трудови или нетрудови правоотношения.

2.2. Брой на физическите лица и срок за обработване

Общият брой на физическите лица, за които се обработват личните данни, е по-малък от 10 000 души, а данните ще се обработват за период от 5 (пет) години.

2.3. Цели на обработването
Личните данни се обработват за целите на финансово-счетоводната дейност управлението на човешките ресурси и пенсионната и задравноосигурителната дейност според всеки конкретен случай, предвид особеностите и съдържанието на съответното правоотношение. Основанието за обработване на днните е законово задължение, или изпълнение на договор според конкретния случай;

2.4. Категориите лични данни, които се обработват са следните:
1. Физическа идентичност:
(а) Име;
(б) ЕГН;
(в) Адреси (включително адреси на електронна поща);
(г) Телефони;
(д) Месторождение;
(е) Данни по документ за самоличност;
2. Социална идентичност – образование и трудова дейност;
3. Данни, свързани със здравето във връзка с използване на болнични.

3. Регистър „Туристи”

(1) Администраторът води Регистър “Туристи”, посредством който обработва лични данни относно следните категории физически лица:

1. Настоящи туристи настанени в управляваните от “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД места за настаняване;
2. Бивши туристи настанени в управляваните от “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД места за настаняване.

Общият брой на физическите лица, за които се обработват личните данни, е по-голям от 10000 души, а данните ще се обработват за период от 5 (пет) години.

(2) Личните данни се обработват за целите на извършване на услуга и финансово-счетоводната дейност според всеки конкретен случай, предвид особеностите и съдържанието на съответното правоотношение. Основанието за обработването е изпълнение на договорни задължения и съгласието на всеки субект на данни;

(3) Личните данни по ал. 1 са следните:
(а) Име;
(б) ЕГН;
(в) Адреси (включително адреси на електронна поща);
(г) Телефони;
(д) Банкова информация в случай на резервация чрез Интернет сайта ни. За повече информация вижте Политиката публикувана на уебсайта ни: http://www.byalabeachresort.net/

4. Регистър „Собственици”
Категориите лични данни, които се обработват са следните:
1. Физическа идентичност:
(а) Име;
(б) ЕГН;
(в) Адреси (включително адреси на електронна поща);
(г) Телефони;

Личните данни се обработват за целите на финансово-счетоводната дейност според всеки конкретен случай, предвид особеностите и съдържанието на съответното правоотношение. Основанието за обработването е изпълнение на договорни задължения и/или предоставено съгласие.

8. На територията на обектите управлявани от ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС ЕООД в общите помещения: рецепция, ресторант, басейн, общи дворни части коридори се извършва видеонаблюдение. Основанието за това е необходимостта да се защитят животът и здравето на туристите, служителите или на други лица, чиито данни се събират по този начин. Записите се съхраняват на видеорекордери в сървър, който се намира в самостоятелно обособено сървърно помещение. Сървърите са защитени с пароли за достъп, а самото сървърно помещение е заключено по всяко време на денонощието. Събранните данни се съхраняват от 10 до 90 дни след което автоматично се самоунищожават. Записите не се предоставят на никавки трети лица, освен в случай, че е на лице законово задължение да бъдат предоставени на органите на реда. За повече информация относно видеонаблюдението, моля вижте „Политика за контрол на видеонаблюдението“, която е неразделна част от настоящото и също така е публикувана на интернет сайта ни: http://www.byalabeachresort.net/

Чл. 6. (1) Администраторът не обработва лични данни, които разкриват расов или етнически произход, политически, религиозни или философски убеждения, членство в политически партии, организации, сдружения с религиозни, философски, политически или синдикални цели, нито пък лични данни, отнасящи се до сексуална ориентация или здравно състояние.

(3) Обработваните от Администратора данни се съхраняват на хартиен и на електронен носител (база данни) и електронни файлове както следва:

1. Администраторът води електронни регистри с информацията, като съхранява регистрите в специална папка „Регистри”, достъпът до която е ограничен с парола. Като втора степен на защита, отделните файлове в папка „Регистри” са защитение с допълнителни пароли за всяка една от тях. Паролите се съхраняват в заключен шкаф на Рецепция и се предоставят единствено и само на служителите боравещи с лични данни, които са преминали първоначален инструктаж за работа с лични данни;

2. Администраторът съхранява личните данни и на хартиен носител с цел да има дотърп до тях при необходимост в случай на срив в електронната система. Личните данни съхранявани на хартиен носител се съхраняват в специлно определени за целта шкафове, които са заключени през цялото денонощие и ключовете за които се съхраняват при специално определени отговорни лица.

3. Администраторът използва и специализиран хотелски софтуер CLOCK, в който в Cloud система се съхраняват събраните данни на Туристите. Софтуерът е защитен по всички стандарти изисквани от действащото законодателство. Доставчикът на Софтуерът Клок ООД е декларирал, че се отнася изключително отговорно към защитата на личните данни и съблюдаването на изискванията на Общия регламент за защита на личните данни и гарантира, че нашите софтуерът и услуги покрива най-високите стандарти за качество и сигурност на личните данни. ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС ЕООД и КЛОК ООД имат сключен договор за обработка на лични данни.

V. Принципи за защита на данните

Цялата обработка на лични данни трябва да се извършва в съответствие с принципите за защита на данните, посочени в член 5 от Регламент (ЕС) 2016/679. Политиките и процедурите на “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД имат за цел да гарантират спазването на тези принципи.
1. Личните данни трябва да бъдат обработвани законосъобразно, добросъвестно и прозрачно
Законосъобразно – преди всяко обработване на лични данни следва да се идентифицира какво е основанието за тяхното обработване на конкретното физическо лице, например дали е въз основа на предоставено от него съгласие (чрез попълнена и подписана декларация).
Добросъвестно – “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД предоставя определена информация на субектите на данни, доколкото това е практически възможно. Това важи независимо дали личните данни са получени директно от субектите на данни или от други източници.
Прозрачно – Общият регламент включва правила относно предоставяне на информация на субектите на данни в чл. 12, 13, 14 и 15 от ОРЗД. Информацията трябва да бъде съобщена на субекта на данните в разбираема форма, като се използва ясен и разбираем език.
Правилата за уведомяване на субекта на данни от “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД са определени в Процедура за прозрачност при обработката на лични данни и уведомлението се записва в Образец на Декларация за поверителност (Уведомление за поверително третиране на личните данни).
Информацията, която трябва да бъде предоставена на субекта на данните, трябва да включва като минимум:
• данни, които идентифицират “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД и данните за контакт;
• контактите на ОЗД;
• целите на обработването, за което личните данни са предназначени както и правното основание за обработването;
• периодът, за който ще се съхраняват личните данни;
• съществуването на следните права на субекта на данни – да поиска достъп до данните, коригиране, изтриване (право „да бъдеш забравен“), ограничаване на обработването, както право на възражение срещу условията (или липсата на такива) във връзка с упражняването на тези права;
• категориите лични данни, които ще се обработват;
• получателите или категориите получатели на лични данни, ако има такива;
• дали “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД възнамерява да прехвърли личните данни към получател в трета страна и нивото на защита на данните;
• всякаква допълнителна информация, необходима да се гарантира добросъвестно обработване.
2. Лични данни могат да се събират само за конкретни, изрично указани и законни цели
Данните, получени за конкретни цели, не трябва да се използват за цел, която се различава от тези, официално обявени на надзорния орган като част от Регистъра на дейностите по обработване на данни на “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД. Процедурата за прозрачност при обработката на лични данни определя съответните правила.
3. Личните данни трябва да бъдат адекватни, релевантни, ограничени до това, което е необходимо за обработването им със съответната цел.
• Отговорникът по защита на данните е отговорен да осигури “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД да не събира информация, която не е строго необходимо за целта, за която тя е получена.
• Всички формуляри за събиране на данни (електронни или на хартиен носител), включително изискванията за събиране на данни в новите информационни системи, трябва да включват декларация за добросъвестно обработване или декларация за поверителност (уведомление за поверително третиране на личните данни).
• отговорникът по защита на данните ще гарантира, че на годишна основа всички способи за събиране на данни се преглеждат от вътрешен одит,за да се гарантира, че събраните данни продължават да бъдат адекватни, релевантни, не са прекомерни (Процедура за оценка на въздействието върху защитата на данните и използваната от вас методология за оценка на въздействието).
4. Личните данни трябва да бъдат точни и актуализирани във всеки един момент, и да са положени необходими усилия, за да е възможно незабавно (в рамките на възможните технически решения) изтриване или коригиране.
• Данните, които се съхраняват от “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД, трябва да бъдат прегледани и актуализирани при необходимост. Не трябва да се съхраняват данни, в случаите, когато има вероятност да не са точни.
• Ръководството на “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД е отговорно да гарантира, че целият персонал е обучен в значението на събирането на точни данни и поддържането им.
• Също така, субекта на данните следва да декларира, че данните, които предава за съхраняване от “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД са точни и актуални. Попълването на формуляр от субекта на данни, предназначени за “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД ще включва изявление, че съдържащите се в него данни са точни към датата на подаване.
• От служителите и турстите трябва да се изисква да уведомяват “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД за всякакви промени в обстоятелствата, за да могат да се актуализират записите на лични данни. Отговорност на “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД е да гарантира, че всяко уведомление относно промяната на обстоятелствата е записано и се предприемат действия.
• “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД носи отговорност да се гарантира, че са налице подходящи процедури и политики за поддържане на точност и актуалност на личните данни, като се отчита обемът на събраните данни, скоростта, с която може да се промени, други относими фактори.
• Най-малко на годишна база ОЗД ще прегледа сроковете на съхранение на всички лични данни, обработвани от “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД, като се позовава на инвентаризацията на данните и ще идентифицира всички данни, които вече не се изискват в контекста на регистрираната цел. Тези данни ще бъдат надеждно унищожени в съответствие с процедурите и правилата на “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД.
• Отговорникът по защита на данните е отговорен за съответствие с искания за корекция на данни в рамките на един месец (Процедура за управление на исканията от субектите). Този срок може да бъде удължен с още два месеца за сложни заявки. Ако “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД реши да не се съобрази с искането, ОЗД трябва да отговори на субекта на данните, за да обясни мотивите си и да го информира за правото му да подаде жалба пред надзорния орган, и да потърси правна защита.
• Ръководството на “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД е отговорно за вземане на подходящи мерки, в случаите когато организациите на трети страни имат неточни или остарели лични данни, да ги информира, че информацията е неточна или остаряла и е да не се използва за вземане на решения относно лицата, да информира съответните страни; и да препраща всяка корекция на лични данни към третите страни, където това е необходимо.
5. Личните данни трябва да се съхраняват в такава форма, че субектът на данните може да бъде идентифициран само толкова дълго, колкото е необходимо за обработването.
• Когато личните данни се запазват след датата на обработването, те ще бъдат съхранявани по подходящ начин (минимизирани, криптирани, псевдонимизирани), за да се защити самоличността на субекта на данните в случай на нарушение на данните.
• Лични данни ще бъдат пазени в съответствие с Процедура за съхраняване и унищожаване на данните и след като е преминал срокът им на съхранение, те трябва да бъдат надеждно унищожени по указания в тази процедура ред.
• Отговорникът по защита на данните специално трябва да одобри всяко запазване на данни, което надхвърля срока на съхранение, дефиниран в Процедура за съхраняване и унищожаване на данните и трябва да гарантира, че обосновката е ясно определена и е в съответствие с изискванията на законодателството за защита на данните. Това одобрение трябва да бъде писмено.
6. Личните данни трябва да бъдат обработени по начин, който гарантира подходяща сигурност
Отговорникът по защита на данните ще извърши оценка на въздействието (оценка на риска), като вземе предвид всички обстоятелства, свързани с операциите по управление или обработване на данни от “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД.
При определянето на това доколко уместно е обработването, ОЗД трябва също така да разгледа степента на евентуална вреда или загуба, която може да бъде причинена на физически лица (напр. персонал, контрагенти или туристи), ако възникне нарушение на сигурността, както и всяка вероятна вреда за репутацията на администратора, включително евентуална загуба на доверие на туристите, контрагентите и служителите.
При оценяването на подходящи технически мерки, ОЗД ще разгледа следното:
• Защита с парола;
• Автоматично заключване на бездействащи работни станции в мрежата;
• Премахване на права на достъп за USB и други преносими носители с памет;
• Антивирусен софтуер и защитни стени;
• Правата за достъп основани на роли, включително тези, на назначен временно персонал
• Защитата на устройства, които напускат помещенията на организацията, като лаптопи или други;
• Сигурност на локални и широкообхватни мрежи;
• Технологии за подобряване на поверителността, като например псевдонимизиране и анонимизиране;
• Идентифициране на подходящи международни стандарти за сигурност подходящи за ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС ЕООД.
При оценяването на подходящите организационни мерки ОЗД ще вземе предвид следното:
• Нивата на подходящо обучение в “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД;
• Мерките, които отчитат надеждността на служителите (например атестационни оценки, препоръки и т.н.);
• Включването на защитата на данните в трудовите договори;
• Идентификация на дисциплинарни мерки за нарушения по отношение на обработването на данни;
• Редовна проверка на персонала за спазване на съответните стандарти за сигурност;
• Контрол на физическия достъп до електронни и хартиено базирани записи;
• Приемането на политика на „чисто работно място“;
• Съхраняване на хартия на базата данни в заключващи се стенни шкафове;
• Ограничаване на използването на портативни електронни устройства извън работното място;
• Ограничаване на използването от служителите на лични устройства на работното място;
• Приемане на ясни правила за създаване и ползване на пароли;
• Налагане на договорни задължения на организации контрагенти да предприемат подходящи мерки за сигурност при прехвърляне на данни извън ЕС.
Тези контроли са избрани въз основа на идентифицираните рискове за лични данни, както и потенциала за нанасяне на вреди, на лицата, чиито данни се обработват.
7. Спазване на принципа на отчетност
“ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД ще доказва спазването на принципите за защита на данните чрез прилагане на настоящата политика за защита на данните, като се присъединява към кодекси за поведение, внедрява подходящи технически и организационни мерки, както и чрез приемане на техники по защита на данните на етапа на проектирането и защита на данните по подразбиране, оценка на въздействието върху защитата на личните данни, процедура за уведомяване за нарушаване на лични данни и т.н.

VI. Права на субектите на данни

1. Всеки субект на данни има следните права по отношение на обработването на данни, както и на данните, които се записват за него:
• Да отправя искания за потвърждаване дали се обработват лични данни, свързани с него, и ако това е така – да получи достъп до данните, както и информация кои са получателите на тези данни.
• Да поиска копие от своите лични данни от “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД;
• Да иска от администратора коригиране на лични данни когато те са неточни, както и когато не са вече актуални;
• Да изиска от “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД изтриване на лични данни (право „да бъде забравен“);
• Да иска от “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД ограничаване на обработването на лични данни като в този случай данните ще бъдат само съхранявани, но не и обработвани.;
• Да направи възражение срещу обработване на негови лични данни;
• Да направи възражение срещу обработване на лични данни, отнасящо се до него за целите на директния маркетинг.
• Да се обърне с жалба до надзорен орган ако смята, че някоя от разпоредбите на ОРЗД е нарушена;
• Да поиска и да му бъдат предоставени личните данни в структуриран, широко използван и пригоден за машинно четене формат;
• Да оттегли съгласието си за обработката на личните данни по всяко време с отделно искане, отправено до “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД;
• Да не е обект на автоматизирано взети решения, които да го засягат в значителна степен, без възможност за човешка намеса;
• Да се противопостави на автоматизирано профилиране, което се случва без негово съгласие;
2. “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД осигурява условия, които да гарантират упражняването на тези права от субекта на данни:
• Субектите на данни могат да направят искания за достъп до данни, както е описано в процедурата за Процедура за управление на исканията от субектите. Тази процедура също така описва как “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД ще гарантира, че отговора на искането на субекта на данни отговаря на изискванията на Общия регламент.
• Субектите на данни имат право да подават възражения до “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД, свързани с обработването на личните им данни, обработването на искане от субекта на данни и обжалване от страна на субекта на данни, относно начина на обработване на възраженията в съответствие с Процедура за начините на комуникация при жалби и искания от субекта на данни.

VII. Съгласие

1. Под „съгласие“ “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД ще разбира всяко свободно изразено, конкретно, информирано и недвусмислено указание за волята на субекта на данните, посредством изявление или ясно потвърждаващо действие, което изразява съгласието му свързаните с него лични данни да бъдат обработени. Субектът на данните може да оттегли своето съгласие по всяко време.
2. “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД разбира под „съгласие“ само случаите, в които субектът на данните е бил напълно информиран за планираното обработване и е изразил своето съгласие и без върху му да бъде упражняван натиск. Съгласието, получено при натиск или въз основа на подвеждаща информация, няма да бъде валидно основание за обработване на лични данни.
3. Съгласието не може да бъде изведено от липсата на отговор на съобщение до субекта на данни. Трябва да има активна комуникация между “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД и субекта, за да е налице съгласие. Администраторът трябва да може да докаже, че е получено съгласие за дейностите по обработване.
4. За специални категории данни трябва да се получи изрично писмено съгласие съгласно Процедура по получаване на съгласие за обработване на лични данни на субектите на данни, освен ако не съществува алтернативно законно основание за обработване.
5. В повечето случаи съгласието за обработка на лични и специални категории данни се получава рутинно от “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД, като се използват стандартни документи за съгласие.
6. Когато “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД обработва лични данни на деца, трябва да бъде получено разрешение от упражняващите родителските права (родители, настойници и т. н.). Това изискване се прилага за деца на възраст под 14 години.

VIII. Сигурност на данните

1. Всички служители на “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД са отговорни за гарантирането на сигурността при съхраняването на данните, за които те отговарят и които “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД държи, както и, че данните се съхраняват сигурно и не се разкриват при каквито и да било обстоятелства на трети страни, освен ако “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД не е дал такива права на тази трета страна, като са сключили договор/клауза за поверителност.
2. Всички лични данни трябва да бъдат достъпни само за тези, които се нуждаят от тях, а достъпът може да бъде предоставен само в съответствие с изградените правила за контрол на достъпа. Всички лични данни трябва да се третират с най-голяма сигурност и трябва да се съхраняват:
• в заключен шкаф или в картотека; и/или
• ако е компютъризирана, защитена с парола в съответствие с вътрешните изисквания посочени в организационните и технически мерки за контролиране на достъпа до информация (например правила за контрол на достъпа) ; и / или
3. Компютърните екрани и терминалите не могат да бъдат гледани от друг, освен от оторизираните служители на “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД. От всички служители се изисква да бъдат обучени и да приемат съответните договорни клаузи/декларация за спазване на организационните и технически мерки за достъп, както и правилата за заключване на работните станции, преди да им бъде предоставен достъп до информация от всякакъв вид.
4. Записите върху хартиен носител не трябва да се оставят там, където могат да бъдат достъпни от неоторизирани лица и не могат да бъдат изваждани от определените помещения без изрично разрешение. Веднага щом хартиените документи вече не са необходими за текущата работа, те трябва да бъдат унищожени в съответствие със процедурата и съответен протокол.
5. Личните данни могат да бъдат изтривани или унищожавани само в съответствие с Процедура за съхраняване и унищожаване на данните. Записите на хартиен носител, които са достигнали датата на съхранение, трябва да бъдат нарязани и унищожени като „поверителни отпадъци“. Данните върху твърдите дискове на излишните персонални компютри трябва да бъдат изтрити или дисковете унищожени, съгласно изградените правила/процедури.
6. Обработването на лични данни „извън офиса“ представлява потенциално по-голям риск от загуба, кражба или нарушение на лични данни. Персоналът трябва да бъде специално упълномощен да обработва данните извън обекти на администратора.

IX. Разкриване на данни

1. “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД осигурява условия, при които личните данни не се разкриват на неупълномощени трети страни, което включва членове на семейството, приятели, държавни органи, дори разследващи такива, ако има основателно съмнение, че не се изискват по установения ред. Всички служители трябва да бъдат предпазливи, когато им поискат да разкрият съхранявани лични данни за друго лице на трета страна. Важно е да се има предвид, дали разкриването на информацията е свързано или не с нуждите на дейността извършвана от организацията.
На служителите се извършва обучение и периодични инструктажи с цел да се избегне рискът от такова нарушение.
2. Всички искания от трети страни за предоставяне на данни трябва да бъдат подкрепени с подходяща документация и всички такива разкривания на данни трябва да бъдат специално разрешени от Ръководството на “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД.

X. Съхраняване и унищожаване на данните

1. “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД не съхранява лични данни във вид, който позволява идентифицирането на субектите за по-дълъг период отколкото е необходимо, по отношение на целите, за които са били събрани данните.
2. “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД може да съхранява данни за по-дълги периоди единствено ако личните данни ще бъдат обработвани за целите на архивиране, за цели в обществен интерес, научни или исторически изследвания и за статистически цели, и само при изпълнението на подходящи технически и организационни мерки за гарантиране на правата и свободите на субекта на данните.
3 Периодът на съхранение за всяка категория на лични данни e изложен в процедурата за съхраняване и унищожаване на данните, както критериите, използвани за определяне на този период, включително всякакви законови задължения “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД е да се запази данните.
4. Личните данни трябва да бъдат унищожени сигурно, съгласно принципа за гарантиране подходящо ниво на сигурност – включително защита срещу неразрешено или незаконосъобразно обработване и срещу случайна загуба, унищожаване или повреждане, като се прилагат подходящи технически или организационни мерки.

XI.Трансфер на данни

1. Всеки износ на данни от рамките на ЕС към страни извън ЕС (посочени в Общия регламент като „трети страни“) са незаконни, освен ако няма подходящ „ниво на защита на основните права на субектите на данни.
Прехвърлянето на лични данни извън ЕС е забранено, освен ако не се прилагат една или повече от указаните гаранции или изключения:
2. Решение за адекватност
Европейската комисия може да оцени трети страни, територия и/или специфични сектори в трети страни, за да прецени дали има подходящо ниво на защита на правата и свободите на физическите лица. В тези случаи не се изисква разрешение.
Държавите, които са членки на Европейското икономическо пространство (ЕИП), но не и на ЕС, се приемат като отговарящи на условията за решение за адекватност.
3. Щит за личните данни в отношенията между ЕС и САЩ (EU-U.S. Privacy Shield)
Ако “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД желае да прехвърли лични данни от ЕС на трета страна в САЩ, тя трябва да провери дали организацията е подписала Рамковото споразумение „Privacy Shield“ с Министерство на търговията на САЩ.
Американското министерство на търговията отговаря за управлението и администрирането на Privacy Shield и гарантира, че компаниите изпълняват своите ангажименти. За да могат да се сертифицират пред министерството, фирмите трябва да имат политика за защита на личните данни в съответствие с принципите на ОРЗД, напр. използват, съхраняват и прехвърлят личните данни в съответствие набор от строги правила и предпазни мерки за защита на данните.
4. Задължителни фирмени правила
“ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД може да приеме одобрени задължителни корпоративни правила за прехвърляне на данни извън ЕС. Това изисква подаването им за одобрение до съответния надзорен орган.
5. Стандартни договорни клаузи
“ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД може да приеме утвърдени стандартни договорни клаузи за защита на данните при прехвърляне на данни извън Европейското икономическо пространство. Ако ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС ЕООД приема стандартни договорни клаузи, одобрени от съответния надзорен орган има автоматично признаване на адекватността.
6. Изключения
При липса на решение за адекватност, членство в US Privacy Shield, задължителни фирмени правила и / или договорни клаузи, прехвърляне на лични данни в трета страна или международна организация се извършва само при едно от следните условия:
• субектът на данните изрично се е съгласил с предложеното прехвърляне, след като е бил информиран за възможните рискове от такива прехвърляния;
• предаването е необходимо за изпълнението на договор между субекта на данните и “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД или за изпълнението на преддоговорни мерки, взети по искане на субекта на данните;
• предаването е необходимо за сключването или изпълнението на договор, сключен в интерес на субекта на данните между ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС ЕООД и друго физическо или юридическо лице;
• предаването е необходимо поради важни причини от обществен интерес;
• предаването е необходимо за установяването, упражняването или защитата на правни претенции;
• предаването е необходимо, за да бъдат защитени жизненоважните интереси на субекта на данните или на други лица, когато субектът на данните е физически или юридически неспособен да даде своето съгласие;
• предаването се извършва от регистър, който съгласно правото на ЕС или правото на държавите членки е предназначен да предоставя информация на обществеността и е достъпен за справка от обществеността по принцип или от всяко лице, което може да докаже, че има законен интерес за това, но само доколкото условията за справка, установени в правото на Съюза или правото на държавите членки, са изпълнени в конкретния случай.

XII. Регистър на обработванията на данни (инвентаризация на данните)

1. “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД е създал процес на инвентаризация на данните като част от своя подход за справяне с рисковете и възможностите в процеса на спазване на политиката за съответствие с Регламента. При инвентаризацията на данните в “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД и в работния поток от данни се установяват:
• бизнес процесите, които използват лични данни;
• източниците на лични данни;
• броя на субектите на данни;
• описание на категориите лични данни и елементите на във всяка категория;
• дейностите по обработване;
• целите на обработването, за което личните данни са предназначени;
• правното основание за обработването;
• получателите или категориите получатели на личните данни;
• основните системи и места за съхранение;
• всички лични данни, които подлежат на трансфери извън ЕС;
• сроковете за съхранение и заличаване.
2. “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД е наясно с рисковете, свързани с обработването на определени видове лични данни.
3. “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД оценява нивото на риска за лицата, свързани с обработването на личните им данни. Извършват се оценки на въздействието върху защитата на данните във връзка с обработването на лични данни от “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД и във връзка с обработването, предприето от други организации от името на “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД.
4. “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД управлява всички рискове, идентифицирани от оценката на въздействието, с цел да се намали вероятността от несъответствие с тези правила.
Когато вид обработване може да доведе до висок риск за правата и свободите на физическите лица, по-специално с използване на нови технологии и като се вземат предвид естеството, обхвата, контекста и целите на обработването, преди да пристъпи към обработване “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД следва да извърши оценка на въздействието на предвидените операции по обработване върху защитата на личните данни. Една обща оценка на въздействието може да разглежда набор от подобни операции по обработване, които представляват подобни високи рискове.
5. Когато в резултат на Оценката на въздействието е ясно, че “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД ще започне да обработва лични данни, които поради висок риск биха могли да причинят вреди на субектите на данни, решението дали обработването да продължи или не, трябва да бъде предадено за преглед пред надзорния орган.
6. ОЗД прави ежегоден преглед на първоначално инвентаризираните данни, преразглежда вписаната информация в „Регистъра на дейностите по обработване“ в светлината на всякакви промени в дейностите на “ЕЙЧ-ЕМ ХОТЕЛС“ ЕООД.